Trong một buổi đào tạo cho doanh nghiệp, một chuyên gia tư vấn đã giảng về kỹ thuật ưu tiên trong công việc đã bảo rằng: “Chúng ta sẽ dành thời gian giải một câu đố”.
Chuyên gia tư vấn mang ra một cái lọ khoảng 5 lít, rộng miệng và đặt nó lên bàn. Ông đổ ra hơn chục viên đá to và cẩn thận đặt từng viên một vào cái lọ. Khi cái lọ đã đầy và không đặt được thêm viên nào nữa, ông hỏi:
- “Cái lọ đã đầy chưa?
- “Rồi” - Các học viên của doanh nghiệp trả lời.
- “Thật chứ?” Chuyên gia hỏi.
Ông ta cúi xuống gầm bàn và kéo ra một xô đá dăm. Sau đó, ông ta nhặt vài viên đá dăm (đá nhỏ) cho vào cái lọ rồi lắc cho nó lọt vào kẽ giữa những viên đá lớn. Lần lượt cho đến khi đầy.
Ông hỏi học viên của doanh nghiệp nọ 1 lần nữa:
- “Cái lọ đã đầy chưa?”. Lần này các học viên đã thận trọng hơn.
- "Có thể nó vẫn chưa đầy” - Một học viên nói.
- “Tốt lắm” – Chuyên gia trả lời,
Cúi xuống gầm bàn, ông lại lôi ra một túi cát và bắt đầu đổ cát vào trong cái lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa những viên đá và những viên sỏi. Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?”; “Chưa đầy ạ”. Một lần nữa chuyên gia nói: “Tốt lắm”.
Sau đó ông ta mang ra một lon bia và bắt đầu đổ bia vào lọ cho đến khi đầy đến miệng. Sau đó ông nhìn cả lớp và hỏi:
- “Ví dụ này cho thấy điều gì?”
- Một học viên nhanh nhảu: “Ví dụ này có nghĩa là, dù công việc có nhiều như thế nào, nếu biết cách sắp xếp thời gian, chúng ta vẫn có thể làm thêm một số việc nữa”.
- “Dù bận rộn thế nào, chúng ta vẫn có thời gian để uống một lon bia” – Một giọng điệu hài hước vang lên.
- “Không, không phải là điều đó”. Chuyên gia tư vấn trả lời. “Sự thực là ví dụ này khuyên chúng ta rằng: nếu chúng ta không đặt viên đá to vào trước, chúng ta sẽ không bao giờ cho nó vào được.
Viên đá lớn của cuộc đời các bạn là gì? Chính là những công việc quan trọng bạn cần ưu tiên làm trước (việc C và D)
Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời bạn vào trước hoặc bạn sẽ không bao giờ đặt được. Nếu bạn chỉ cố nhồi nhét những chuyện chi li hoặc thực hiện những việc linh tinh thì hiệu quả công việc lúc nào cũng kém hơn. Nếu theo logic, bạn làm đúng trình tự (đá lớn … đá dăm … cát … bia) thì công việc cũng vậy, bạn luôn làm được nhiều việc và đạt được thành quả cao nhất nếu biết ưu tiên làm việc lớn, việc quan trọng, việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả.
Khi làm những việc quan trọng này, bạn đừng bao giờ bị mắc bẫy vào “những kẻ cắp thời gian” như giải quyết việc dễ trước, check mail, lên facebook … Bởi vì bản ngã của con người là thích làm việc dễ trước.
Các việc quan trọng tôi thường gọi là “con ếch xấu xí”. Bởi vì, chúng ta không muốn làm nó. Hãy “dũng cảm” thực hiện chúng bởi vì thành công của bạn lệ thuộc vào nguyên lý này! Ngày nay, Chúng ta thường thiếu thời gian giải quyết công việc, nguồn lực luôn bị ách tắc. Người thông minh biết rằng: không thể giải quyết hết tất cả mọi việc thì chỉ còn cách giải quyết việc quan trọng trước.
Cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, hãy tự lên kế hoạch và ưu tiên thực hiện công việc quan trọng một cách khôn ngoan.
